Privacybeleid

Out of the Woods (eenmanszaak Jill Caty, hierna "wij", "ons" of "onze") hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens. In deze privacyverklaring leggen wij uit hoe wij omgaan met de persoonsgegevens die wij verzamelen en verwerken, en welke rechten u heeft met betrekking tot uw persoonsgegevens.

1. Welke gegevens verzamelen wij?

Wij verzamelen verschillende soorten persoonsgegevens afhankelijk van onze relatie met u. Dit kan onder andere omvatten:

Contactgegevens & Formulierinzendingen: zoals uw naam, e-mailadres, telefoonnummer, adres en eventuele berichten die u verstuurt via ons online contactformulier (verwerkt via Netlify).
Beeldmateriaal: foto's en video's die wij van u maken.
Betalingsgegevens: zoals bankgegevens of andere informatie die nodig is om betalingen te verwerken.
Overige gegevens: zoals voorkeuren, feedback of correspondentie met ons.

2. Doeleinden van de gegevensverwerking

Wij verwerken uw persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

Uitvoering van de overeenkomst: Het vastleggen van foto's en video's en het leveren van deze producten en diensten aan u, alsook het beantwoorden van vragen via ons contactformulier.
Facturering en administratie: Het verwerken van betalingen en het voeren van een wettelijk verplichte administratie.
Marketing en promotie: Het gebruik van beeldmateriaal voor promotionele doeleinden, zoals plaatsing op onze website of sociale media (uitsluitend met uw expliciete toestemming).
Wettelijke verplichtingen: Het voldoen aan wettelijke verplichtingen, zoals de fiscale wetgeving.

3. Rechtsgrond voor verwerking

Wij verwerken uw persoonsgegevens op basis van een of meer van de volgende grondslagen:

Toestemming: wanneer u expliciete toestemming heeft gegeven voor bepaalde verwerkingen, zoals het gebruik van uw beeldmateriaal voor marketingdoeleinden.
Uitvoering van een overeenkomst: voor het uitvoeren van de fotografiediensten, het beantwoorden van contactverzoeken en levering van producten waarvoor u ons heeft ingeschakeld.
Wettelijke verplichting: wanneer wij wettelijk verplicht zijn bepaalde gegevens te verwerken en te bewaren (bijv. boekhoudwetgeving).
Gerechtvaardigd belang: voor het verbeteren van onze diensten en bedrijfsvoering, of het beheren van ons fotografisch archief voor eventuele nabestellingen, tenzij uw privacybelangen zwaarder wegen.

4. Delen van persoonsgegevens

Wij delen uw persoonsgegevens niet met derden, behalve in de volgende gevallen:

Dienstverleners: Wij kunnen uw gegevens delen met derden die namens ons diensten uitvoeren, zoals Netlify (voor de verwerking van contactformulieren), een drukkerij, een fotolab, een boekhouder of een IT-dienstverlener. Deze partijen zijn gebonden aan geheimhouding en verwerken gegevens veilig conform de AVG-normen.
Wettelijke verplichtingen: Indien wij wettelijk verplicht zijn om gegevens te verstrekken, bijvoorbeeld aan belastingautoriteiten.

5. Bewaartermijn & Fotografisch archief

Wij bewaren uw persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor ze zijn verzameld, rekening houdend met de volgende specifieke termijnen:

Contactformulierinzendingen: Berichten ontvangen via het contactformulier worden veilig opgeslagen en niet langer bewaard dan nodig is om uw verzoek of vraag af te handelen.
Administratieve en fiscale gegevens: Facturen en bijbehorende contact-/betalingsgegevens worden bewaard gedurende de wettelijk verplichte termijn van 7 tot 10 jaar.
Fotografisch archief: Digitaal beeldmateriaal (zoals geselecteerde en bewerkte foto's) bewaren wij in ons archief om u de mogelijkheid te bieden later nog nabestellingen te plaatsen of verloren gegane bestanden op te vragen. U heeft te allen tijde het recht om te verzoeken uw foto's uit ons archief te laten verwijderen (zie punt 7).

6. Cookies & Analytics

Onze website maakt geen gebruik van tracking cookies, analytische cookies of marketingcookies. Omdat er geen cookies of volgmechanismen op uw apparaat worden geplaatst, is een cookiebanner niet van toepassing.

7. Uw rechten

U heeft de volgende rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens:

Inzage: U heeft het recht om te weten welke gegevens wij van u verwerken.
Rectificatie: U kunt ons verzoeken om onjuiste of onvolledige gegevens te corrigeren.
Verwijdering: U heeft het recht om ons te verzoeken uw gegevens (inclusief gearchiveerd beeldmateriaal) te verwijderen, tenzij wij wettelijk verplicht zijn deze te bewaren (bijv. voor de boekhouding).
Beperking van verwerking: U kunt ons verzoeken om de verwerking van uw gegevens te beperken, bijvoorbeeld als u de juistheid van de gegevens betwist.
Bezwaar: U kunt bezwaar maken tegen de verwerking van uw gegevens op basis van een gerechtvaardigd belang of voor direct marketingdoeleinden.
Gegevensoverdraagbaarheid: U heeft het recht om uw persoonsgegevens in een gestructureerde, gangbare en machineleesbare vorm te ontvangen en deze over te dragen aan een andere verwerkingsverantwoordelijke.

8. Beveiliging van uw gegevens

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om uw persoonsgegevens en beeldmateriaal te beveiligen tegen verlies, ongeoorloofde toegang, lekken en andere vormen van onrechtmatige verwerking.

9. Wijzigingen in deze privacyverklaring

Wij behouden ons het recht voor om deze privacyverklaring te wijzigen. Wijzigingen zullen op onze website worden gepubliceerd. Controleer regelmatig deze verklaring voor updates.

10. Contactgegevens

Als u vragen heeft over deze privacyverklaring of uw rechten wilt uitoefenen, kunt u contact met ons opnemen via:

Out of the Woods
Jill Caty (eenmanszaak)
Maretak 402/1
9250 Waasmunster
België

Ondernemingsnummer / BTW-nummer: BE 0568.773.356
E-mailadres: info@outofthewoods.be
Telefoonnummer: +32 487 62 57 17

11. Klachten

Indien u niet tevreden bent met de manier waarop wij uw persoonsgegevens verwerken, heeft u het recht om een klacht in te dienen bij de bevoegde toezichthoudende autoriteit:

Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA)
Drukpersstraat 35, 1000 Brussel
www.gegevensbeschermingsautoriteit.be